Access 2010 Runtime: First Impression

การใช้ Access 2010 Runtime ใช้งานได้ง่ายกว่าเวอร์ชันเก่าๆ มาก แล้วท่านจะต้องชอบเหมือนผมแน่นอน และที่สำคัญตั้งแต่เวอร์ชัน 2007 เป็นต้นมา Access Runtime แจกฟรี ไม่ต้องเสียเงินซื้อเหมือนก่อนครับ

ข่าวดีคือ ใน Access 2010 Beta จะมีการใส่ Package Wizard มาให้พร้อมแล้ว แต่ต้องเลือกตั้งในตอนแรกด้วย



เมื่อติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ ฐานข้อมูลใดๆ ขึ้นมาก่อน ไม่ว่าจะเป็น MDB หรือ ACCDB ก็ได้ แล้วไปที่เมนู File>Share แล้วจะเห็น Package Solution ดังรูป



หน้าแรกของ Wizard ก็จะให้เราเลือกบันทึก Wizard ก่อนก็ได้ โดยคลิกที่ปุ่ม Save Wizard Setting... หรือ ถ้าเคยสร้าง Wizard ไว้แล้ว ก็สามารถคลิกที่ปุ่ม Load Wizard settings from a saved template file... ก็ได้



จากรูปข้างล่างเป็นการเปิด Wizard ที่เคยบันทึกไว้ก่อนแล้ว



หรือจะบันทึก Wizard ไว้ก่อนที่จะทำการบันทึกขั้นตอนต่างๆ




เมื่อคลิก Next ก็จะให้เราเลือกไฟล์ฐานข้อมูลที่จะนำไปใช้งาน ซึ่งสามารถใช้ไฟล์ MDB ที่สร้างจากเวอร์ชันเก่าก็ได้ แล้วกำหนดโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บไฟล์ที่จะใช้เป็นที่ติดตั้งไฟล์ฐานข้อมูลเวลานำไปติดตั้ง และเลือกที่จะให้ติดตั้ง Access 2010 Runtime หรือไม่ โดยให้ download จากเว็บมาเอง หรือ จะแนบไปไฟล์การติดตั้งครั้งนี้ก็ได้
ลองเอา Runtime มาดูได้ที่
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=57a350cd-5250-4df6-bfd1-6ced700a6715&displaylang=en


ส่วนล่างสุดจะเป็นการกำหนดให้มีการสร้าง Shortcut ไว้ที่ไหนบ้าง และชื่อของ Shortcut


หน้าต่อมาจะเปิดให้สามารถแนบไฟล์อื่นๆ ไปด้วยได้รวมถึงไฟล์ที่เก็บ Registry Keys ที่ต้องการจะใช้ได้ด้วย



การติดตั้งในเวอร์ชั่น Beta นี้จะเลือกได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น


แล้วคลิก OK เพื่อให้โปรแกรมช่วยสร้าง Package ให้ เมื่อสร้างเสร็จ ก็จะเป็นดังรูป เขียนลง CD เพื่อจัดส่งไปให้ผู้ใช้นำไปติดตั้งแล้วใช้งานได้



เมื่อนำไปติดตั้งที่เครื่องฯ อื่นที่ไม่มีการติดตั้ง Access 2010 ไว้ โปรแกรมจะใช้เวลาในติดตั้งไม่นานเท่าไร เมื่อติดตั้งเสร็จลองเรียกใช้งานดู จะเจอข้อความเตือนเราว่า โปรแกรมนี้อาจไม่ปลอดภัย ก็ให้คลิก Open เพื่อทำงานต่อไปได้ ถ้าใครเคยใช้ Access 2007 ก็จะทำอย่างนี้ไม่ได้ เพราะตั้งทำการแก้ไขโฟลเดอร์ที่ติดตั้งไฟล์ฐานข้อมูลไว้ให้เป็น Trusted Location ก่อน และต้องเขียนโค้ดเพื่อแก้ไข Registry แยกต่างๆ หาก แต่สำหรับเวอร์ชันนี้ไม่ต้องปวดหัวอีกแล้ว



ถ้าโปรแกรมที่นำไปติดตั้งมีการ Log In ก่อนเข้าใช้งาน ก็จะทำงานได้ทันที จากตัวอย่างนี้เป็นการดึงข้อมูลจาก Oracle มา



เมื่อ Log In ผ่าน ก็เข้าทำงานได้เลย ผมลองค้นหาข้อมูล นำข้อมูลเข้า กรอง และส่งรายงานออกเป็น PDF ก็ทำได้เหมือนได้ติดตั้ง Access 2010 ตัวเต็มไว้เลย



เมนู File ที่เขาเรียกว่า Backstage ก็จะมีคำสั่งที่จำเป็นไว้ใช้งาน แต่ Ribbon และ Navigation Pane จะไม่สามารถใช้งานได้ ผมเองก็ไม่ชอบ 2 ตัวนี้อยู่แล้ว ก็เลยไม่ติดใจอะไร

Data macros: Change data based on events

ความสามารถใหม่เพิ่งจะมีใน Access 2010 คือ Data macros

ลองมาใช้ความสามารถใหม่นี้ในการสร้าง AutoField แบบกำหนดเงื่อนไขเอง

จากตัวอย่างผมจะกำหนดให้ฟิลด์ BatchNo เป็น Auto Field โดยนำค่าตัวเลข AcadYear และ MyGrp รวมกันเป็นข้อมูลของ BatchNo โดยจะมีลักษณะเป็นดังนี้

YYYY/XXX/9999

YYYY=ปี พ.ศ. จากฟิลด์ AcadYear
XXX คือ ตัวอักษร ที่ได้จากฟิลด์ MyGrp
9999 คือ หมายเลข เรียงจาก 0001, 0002, 0003,... ไปเรื่อยๆ โดยจะนับจาก 1 ใหม่เมื่อเริ่มปีใหม่หรือกลุ่มใหม่

มาลงมือทำเลยครับ

1. สร้างตารางชื่อ tblBatchNo ขึ้นมา ประกอบด้วยฟิลด์ดังรูป



2. เปิดตารางใหม่นี้ในมุมมอง Datasheet view แล้วไปที่เมนู Table บน Ribbon แล้วคลิกที่ปุ่ม Before Change

3. ใส่สร้าง Actions ดังรูป ตัวที่สำคัญคือ SetField action ที่จะออก BatchNo ตามเงื่อนที่กำหนดไว้ในตอนแรก

ให้คลิกที่ภาพนี้เพื่อดูว่าผมใช้ Actions อะไรบ้างนะครับ

Record Validation Rule: Access 2010

เรามาดูคุณสมบัติใหม่ๆ ที่มีใน MS Access 2010 กันเลยครับ

สิ่งแรกที่จะพูดถึงคือ Record Validation Rule ซึ่งจะเพิ่มความสามารถในการตั้งกฏเกณฑ์ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ที่เมื่อก่อนจะทำได้เฉพาะ Field Validation Rule เท่านั้น

ขั้นการการทำ
1. เปิดตารางที่ต้องการในมุมมอง Datasheet View แล้วคลิกเลือกเมนู Fields บน Ribbon แล้วคลิกเลือกปุ่ม Validation แล้วคลิกเลือก Record Validation Rule



เราสามารถกำหนดว่า StartDate ต้องน้อยกว่า EndDate ได้ ก็ใส่ค่า [StartDate]<[EndDate] จากตัวอย่างเป็นการกำหนดให้ต้องกรอกข้อมูลในฟีลด์ FirstName และ LastName

2. แล้วก็กำหนดข้อความที่ต้องการให้แสดงเมื่อการกรอกข้อมูลไม่ครบเงื่อนไขที่ตั้งไว้ โดยไปที่คำสั่ง Record Validation Message

3. ลองคีย์ข้อมูลดู โดยไม่ใส่ข้อมูลให้ครบเงื่อนไข ก็จะมีข้อความเตือนและจะไม่มีการบันทึกข้อมูลจนกว่าจะได้ข้อมูลตามเงื่อนไขก่อน

ลองทำดูครับ

Office 2010: Developer References

สำหรับท่านที่เป็นผู้พัฒนาระบบ หรือ ผู้ที่สนใจจะเรียนรู้การเขียนโค้ดในโปรแกรมชุด Office 2010 ก็คงจะต้องติดตั้ง Developer References กัน

ให้เข้าไป download ที่ Office Developer References ผมสนใจเฉพาะตัว Access 2010 Developer Reference จึงเลือก download อาเฉพาะตัวนี้

การติดตั้งก็ไม่ยาก อ่านจากคำแนะนำหน้านั้นได้เลย

สำหรับท่านที่ไม่ถนัดภาพอังกฤษ ก็ขออธิบายย่อยๆ ดังนี้

1. เมื่อ download ไฟล์มาแล้ว ก็ให้ double-click เพื่อแตกไฟล์ โดยให้แตกไปไว้ที่ห้องที่ติดตั้ง Office 2010 ไว้ เช่น
C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\1033 ซึ่งเป็นไฟล์นามสกุล hxs

2. จากนั้นให้เปิดโปรแกรม Office เป้าหมายขึ้นมา ผมเปิด Access 2010 แล้วคลิกที่ปุ่ม Help ซึ่งเป็นเครื่องหมายคำถามอยุ่ในปุ่มวงกลมสีน้ำเงินด้านขวามือบนของหน้าจอ



เมื่อหน้าต่าง Help ขึ้นมาแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม Search แล้วเลือก Developer Reference ที่อยู่ล่างสุดของรายการ

3. Developer Reference ก็จะแสดงขึ้นมาให้พร้อมค้นหาได้



ไม่ยากใช่มั๊ยครับ

22 ม.ค. 53

มีการเพิ่มเติมข้อมูลในส่วนของ Help นะครับ ผมเพิ่งจะไป Download มาแทนที่ตัวเดิม หน้าตาเป็นแบบนี้ครับ

การติดตั้ง MS Access 2010 (Beta)

ความเป็นมา

เมื่อวันที่ 19 พ.ย. 52 ขณะที่กำลังเข้าอบรมการใช้งาน Ubuntu Desktop ที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ก็ได้เข้าไปตอบคำถามเกี่ยวกับ MS Access ที่เว็บ http://www.utteraccess.com/ ผมจะเข้าไปช่วยตอบ และศึกษาเทคนิคเพิ่มเติมที่เว็บนี้ ซึ่งผมก็ได้ขาดหายไปจากเว็บนี้นานพอสมควร ก็เจอข่าวที่เขาแจ้งว่า Microsoft เปิดให้ลองใช้ Office 2010 Beta แล้วที่ http://www.microsoft.com/office/2010/en/default.aspx โดยเลือกตัว Office Plus เพราะว่ามี Access ติดมาด้วย

การติดตั้ง
การติดตั้งก็ไม่ได้ยุ่งยากอะไร ผมได้ทดสอบลง 3 เครื่อง โดยเครื่องแรกเป็นโน๊ตบุ๊ค Dell Vostro 1200 ของผม ซึ่งเป็น Vista โดยมีการติดตั้ง Office 2003 กับ Front Page 2003 ติดตั้งไว้ก่อนแล้ว

การติดตั้งก็เริ่มจากการคลิกที่ไฟล์ที่ได้ download มา ซึ่งจะทำการแตกไฟล์ก่อน หลังจากนั้นจะแจ้งว่าผมติดตั้ง Office 2003 ไม่สมบูรณ์ ให้ทำการ Repair ก่อน เมื่อ Repair แล้วก็ยังไม่ได้ ทำอยู่หลายรอบก็ไม่ผ่าน ผมเลยตัดสินในที่จะถอน Office 2003 ออก เมื่อทำเสร็จก็สามารถติดตั้งได้ทันที

เมื่อคืนลองติดตั้งกับ Dell 1330 ซึ่งได้ลง Vista ไว้เหมือนกัน โดยมีการติดตั้ง Office 2003 และ Front Page 2003 เหมือนกับเครื่องฯ แรก แต่ต้องถอนทั้ง 2 โปรแกรมออกถึงจะติดตั้งได้ ซึ่งเครื่องฯ แรกของผมไม่ต้องถอน Front Page ออก ก็ติดตั้งได้

เมื่อเช้านี้ผมก็ลองลงกับเครื่องฯ ที่เป็น Desktop และ Windows XP (SP3) ไว้ โดยติดตั้ง Access 97, Office 2003 และ Front Page 2003 ไว้ก่อน แต่แปลกที่ไม่ต้องถอนโปรแกรม Office ออกแต่อย่างใด


ขั้นตอนการติดตั้ง

1. ถ้าไม่ต้องถอนโปรแกรมใดๆ ก็จะเจอหน้าจอแรกแบบนี้


2. ถ้ามี Office เวอร์ชันเก่าๆ ก็มีตัวเลือกให้ถอน หรือ เก็บเวอร์ชันเก่าไว้หรือไม่


ถ้าต้องการเก็บเวอร์ชันเก่าๆ ไว้ ก็ให้คลิกที่ปุ่ม Customize เพื่อเลือกให้เก็บเวอร์ชันเก่าไว้ โดยเลือก Keep all previous versions



3. ให้คลิกเลือก I accept the terms this agreement แล้วคลิกปุ่ม Continue



4. เลือกติดตั้งเฉพาะโปรแกรมที่ต้องการก็พอ เพราะจะใช้พื้นที่เยอะน่าดูเหมือนกัน



แล้วคลิกที่แถบ File Location เพื่อระบุห้องที่จะติดตั้งเอง



แล้วใส่ข้อมูลส่วนตัวของเราในแถบ User Information แล้วคลิกปุ่ม Install Now



5. โปรแกรมจะเริ่มทำการติดตั้ง ใช้เวลาพอสมควรเหมือนกัน

6. เมื่อติดตั้งเสร็จให้คลิกที่ปุ่ม Close

เมื่อเปิดใช้งานครั้งแรก โปรแกรมจะให้เลือกว่าจะให้มีการ Update โปรแกรมใหม่ๆ อย่างไรบ้าง ก็เลือกเอาที่ต้องการให้มีการ Update ได้




ลองใช้งานโปรแกรม MS Access 2010 ดู

1. อันดับแรกต้องทำการ Activate โปรแกรมก่อน โดยไปที่เมนู File แล้วไปที่ Help ดังรูป แล้วคลิกที่ Change Product Key โดยเอา MAK key มาใส่ลงไป ซึ่งจะได้ตอนที่จะ download โปรแกรมครั้งแรกครับ



เมื่อใส่ Product Key แล้ว ให้คลิกปุ่ม Continue



โปรแกรมจะให้เลือกว่าจะติดตั้งแบบไหน ก็ให้คลิกที่ Install Now ได้เลย




ซึ่งจะมีการแก้ไขค่าต่างๆ ในเครื่องฯ

เมื่อเสร็จแล้วโปรแกรมจะให้ทำการปิดโปรแกรมแล้วเข้าใหม่อีกครั้ง

เมื่อเข้าโปรแกรม MS Access 2010 อีกครั้ง โปรแกรมจะให้เรา Activate โปรแกรม โดยคลิกที่ปุ่ม Next

ซึ่งต้องต่อเน็ตเพื่อดำเนินขั้นตอนนี้ การ Activate จะใช้เวลานิดหน่อย

เมื่อดำเนินการเสร็จ ให้คลิกที่ปุ่ม Close โปรแกรมก็พร้อมที่จะให้ทดลองใช้งานได้แล้ว

เมื่อมาดู MS Access ก็เห็นข้อความในหน้า Help เป็นแบบนี้

ครั้งต่อไปจะมาดูว่ามี features อะไรใหม่ๆ บ้าง ที่สนใจก็จะมี Data Macros และ Calculated Field